Cómo completar el formulario W-4 (edición 2024)

Si alguna vez comenzó un nuevo trabajo, estará familiarizado con el proceso de completar el formulario W-4.

Ese es el documento que el IRS le exige que complete para que su empleador pueda determinar la cantidad adecuada de impuestos a la renta que debe retener de su salario. Si lo hace correctamente, podría obtener un buen reembolso a la hora de pagar impuestos. Pero si lo hace mal, podría terminar debiendo impuestos, además de multas e intereses.

Cómo completar el formulario W-4 es más importante que nunca. Incluso si ya lo ha hecho en el pasado, es posible que necesite ayuda porque ahora es un poco diferente.

Por ejemplo, en años anteriores, el formulario se utilizaba principalmente para calcular las deducciones. Cada deducción era una cantidad fija y usted podía ajustar su retención (más alta o más baja) modificando la cantidad de deducciones que estaba solicitando .

Parte de esto se debió también a que había una exención para dependientes. Pero con la Ley de Reducción de Impuestos y Empleos de 2017 , se han producido cambios importantes en el código tributario, incluida la eliminación de la obligación de declarar dependientes.

Esa es una de las razones principales del cambio casi total en el Formulario W-4. Ahora, el formulario requiere que usted haga varias estimaciones de sus ingresos y situación fiscal, lo que es un poco más complicado que simplemente determinar una cantidad específica de deducciones.

Pero no te preocupes, en esta guía te mostraremos cómo completar el Formulario W-4 para 2021.

️ Actualizado con información de 2024: No fue un gran cambio con respecto a los años anteriores (desde 2020). El único cambio fue en la Hoja de trabajo de deducciones del Paso 4(b) porque los montos de la deducción estándar aumentan cada año.

Conceptos básicos del formulario W-4: edición 2024

Un nuevo empleador debe proporcionarle un formulario W-4 en blanco para que lo complete cuando comience un nuevo trabajo. Pero también puede haber ocasiones en las que desee ajustar su retención incluso en un trabajo que ya tiene. Puede ser necesario si se casa o tiene un hijo, ya que cualquiera de estos dos factores tiene el potencial de cambiar su obligación tributaria.

Debe solicitar una copia del formulario a su empleador (normalmente, al departamento de recursos humanos o al de nóminas). Y si todo lo demás falla, siempre puede obtener una copia que se pueda imprimir desde el sitio web del IRS , junto con las instrucciones.

Una vez que haya completado el formulario, envíelo a su empleador. No está obligado a presentarlo al IRS, pero debe conservar una copia para sus registros, así como para realizar los cambios necesarios en su retención de nómina. De hecho, su empleador está obligado a realizar los cambios solicitados en su retención dentro de los 30 días posteriores a la recepción del formulario completo.

Si se completa correctamente, el formulario W-4 debería dar como resultado una cantidad muy pequeña adeudada cuando presente su declaración de impuestos sobre la renta o un reembolso igualmente pequeño.

Un pequeño reembolso no es malo. Cuando recibes un gran reembolso de impuestos, es porque has retenido impuestos de más . No es un regalo del gobierno, solo te están devolviendo tu dinero. Si recibes un gran reembolso, le has dado al IRS un préstamo sin intereses. En el universo de la preparación de impuestos, cuanto menor sea el reembolso, mejor será la planificación fiscal.

Dicho esto, tampoco es terrible recibir un gran reembolso de impuestos. Es un “ahorro forzoso” en cierto sentido y, para algunos, eso es algo bueno. De cualquier manera, debe hacer lo que sea mejor para usted y completar el Formulario W-4 correctamente es el primer paso.

Veamos cómo completar un formulario W-4.

Cómo completar un formulario W-4

Aunque es difícil darse cuenta al mirar el formulario, el proceso básico para completar un W-4 es en realidad bastante simple. Pero si alguna vez confió en un folleto de instrucciones para armar un artículo sin ensamblar, ya se dará cuenta de que el proceso puede parecer más complicado de lo que realmente es.

Esto es así con el formulario W-4. Si está utilizando esta guía para preparar el formulario, le recomendamos que imprima una copia del formulario W-4 para poder seguirlo e incluso completar la información a medida que avanzamos.

A continuación se muestra una captura de pantalla de la primera página del formulario que deberá seguir (dice 2021 en la esquina superior derecha de la captura de pantalla, pero esta parte del formulario no ha cambiado para 2024).

Puede comenzar completando la información general solicitada en el Paso 1, líneas (a) a (c). Esto incluirá su nombre y la inicial de su segundo nombre, apellido, número de Seguro Social, dirección completa y su estado civil para efectos de la declaración de impuestos.

Paso 2: Trabajos múltiples o trabajo del cónyuge

El paso 2 es donde las cosas empiezan a complicarse un poco. Deberá completar esta sección solo si tiene más de un trabajo o si su cónyuge también trabaja y presentan la declaración de forma conjunta. Si no se aplica a estos casos, puede omitirla por completo.

Pero si describe la información de sus ingresos, deberá pasar a la página 3 y luego completar el Paso 2 (b): Hoja de trabajo de trabajos múltiples.

Pero aquí es donde debemos hacer una pequeña pausa para señalar algo importante. Completar esta sección solo se refiere a este W-4 en particular. Deberá completar un W-4 por separado para cada trabajo adicional que usted o su cónyuge tengan. Y sí, deberá completar información similar en cada W-4.

Pero por ahora, centrémonos en el W-4 que tenemos entre manos. (De nuevo, dice 2021 en la esquina superior izquierda, pero la versión 2024 es idéntica para esta parte)

Pero como tener un segundo trabajo o un cónyuge que también tiene un trabajo no son situaciones poco comunes, procedamos con el supuesto de que se requerirá uno u otro para este W-4.

Comenzando con el Paso 2(b), Línea 1, supongamos que su cónyuge también está empleado y que usted está casado y presenta una declaración conjunta.

Pero antes de completar esa primera línea, primero tendremos que saltar al cronograma de ingresos en la página 4 (¡Te dije que esto sería más complicado que en el pasado!).
Necesitarás obtener la entrada para la Línea 1 de este cronograma.

Supongamos que usted gana $90,000 y su cónyuge gana $60,000 por año, para un ingreso combinado de $150,000.

Comience por recorrer el lado izquierdo de la tabla e identifique su propio rango de ingresos, que será de $80,000 a $99,999. Desde allí, pase a la columna que indica un ingreso entre $60,000 y $69,999. Esta columna representará los ingresos de su cónyuge.

En la intersección de ambos, verá el número $9,420. Deberá ingresar esa cantidad en la Línea 1 del Paso 2(b). A menos que usted o su cónyuge tengan un segundo trabajo, puede omitir la Línea 2.

En la línea 3, ingrese la cantidad de períodos de pago del año correspondiente al trabajo que mejor paga, que es el suyo. Como suele suceder con la mayoría de los trabajos, asumiremos que le pagan cada dos semanas, durante 26 períodos de pago por año.

En la línea 4 se le indicará que divida el monto de la línea 1 (9420 dólares) por el número de períodos de pago de la línea 1 (26 períodos de pago). Ese monto será de 362 dólares. Deberá ingresar el monto en la línea 4 de este cronograma y también en la página 1, línea 4(c) ( retención adicional).

Una vez que hayamos hecho eso, podemos volver a la Página 1 para completar el resto del formulario.

La siguiente parte es la Hoja de trabajo de deducciones, por si desea obtener más detalles y no tiene intención de reclamar la deducción estándar. Puede usarla, pero es opcional.

Paso 3: Reclamar dependientes

Solo deberá completar esta sección si tiene dependientes que puede reclamar. Ahora bien, esto no es con el propósito de reclamar exenciones personales para esos dependientes, sino más bien para reclamar el crédito tributario por hijo , que reducirá su obligación tributaria en hasta $2,000 por dependiente. Sin embargo, solo puede reclamar este crédito si sus dependientes son menores de 17 años al final del año fiscal y no gana más de $200,000 como soltero o $400,000 si está casado y presenta una declaración conjunta.

Si califica para el crédito tributario por hijo, esta parte del formulario es bastante sencilla. Simplemente puede tomar la cantidad de dependientes elegibles y multiplicarla por $2000. Por lo tanto, si tiene dos dependientes, será elegible para un crédito total de $4000. Puede ingresar esa cantidad en la página 1, línea 3.

Paso 4: (opcional) Otros ajustes

Utilizará esta sección como un cajón de sastre para cualquier otra situación que tenga y que pueda afectar su retención. Se aplicarán las instrucciones que se describen en el Paso 4 al completar esta sección. Utilizará esta sección para ingresar información que pueda aumentar o disminuir su retención, según circunstancias tributarias menos típicas.

Entre ellos se incluyen los siguientes:

1. a. Otros ingresos (no provenientes de empleos). Esta es la línea que puede utilizar para aumentar su retención por otras situaciones de ingresos que pueden no haber contemplado la retención de impuestos. Esto puede incluir ingresos por inversiones, pensiones o incluso trabajo por cuenta propia. Deberá ingresar el monto total de otros ingresos en esta línea (no la obligación tributaria que espera tener).
2. b. Deducciones. Esta línea se utilizará principalmente para deducciones detalladas, pero solo se tratará de la cantidad de deducciones detalladas que excedan la deducción estándar. Puede ir a la sección denominada Paso 4(b) para calcular estas deducciones adicionales (a continuación). Aquí también es donde ingresará las deducciones “por encima de la línea”, como los intereses de préstamos estudiantiles y las contribuciones deducibles a planes de jubilación como las cuentas IRA.
3. c. Retención adicional. Si desea que se le aplique una retención adicional por cualquier motivo, como por ejemplo por la venta prevista de un activo importante que generará una obligación tributaria, puede ingresar aquí el monto estimado del impuesto.

Para los fines de esta sección, supongamos que tanto usted como su cónyuge toman una deducción de $6,000 cada uno por contribuciones deducibles de impuestos a una cuenta IRA. Ingresará $12,000 en el Paso 4(b), Línea 1, así como en la Línea 5. Luego, transfiera la misma cantidad a la Página 1, Paso 4(b) del Formulario W-4.

Completar el formulario W4

Debido a los ajustes que analizamos anteriormente, la página 1 del W-4 reflejará la siguiente información:

• $4,000 para el crédito tributario por hijo para dos hijos en la Línea 3
• $12,000 en contribuciones IRA en la línea 4(b)
• Retención adicional de $362 en la línea 4(c)

Finalmente, en el Paso 5, deberá firmar y fechar su formulario W-4, certificando que la información que presentó es correcta. Pero, una vez más, este formulario no se presenta ante el IRS, sino que solo lo utiliza y conserva su empleador para determinar la cantidad adecuada de retención que necesita.

Reflexiones finales

Una vez que hayas completado uno o dos, te darás cuenta de que, en realidad, es bastante sencillo. Pero hasta que llegues a ese punto, debes completar el formulario solo con instrucciones línea por línea. Si el formulario te resulta un poco confuso, puedes pedir ayuda a tu departamento de recursos humanos o de nóminas. Pero lo más probable es que te remitan a tu propio asesor fiscal personal.

Este paso es recomendable porque un error al completar el formulario puede resultar en una gran factura de impuestos cuando presente su declaración o en la pérdida de ingresos netos de su salario a favor de un reembolso descomunal después de la presentación. Completar correctamente el Formulario W-4 le ayudará a evitar cualquiera de los dos resultados.